Regulamin Helpdesk

§ 1

1. Niniejszy Regulamin (dalej jako: „Regulamin”) określa zasady korzystania z narzędzia HelpDesk dostępnego nastronie WWW: https://helpdesk.mls-software.pl/ (dalej jako: „HelpDesk”), służącego do obsługi usług świadczonych przez Wykonawcę, w tym wdrożeniowych lub programistycznych lub obsługi zgłoszeń serwisowych Użytkownika (dalej razem lub z osobna jako: „Usługi”), zgłaszającego zapotrzebowanie Usługi, w tym zapotrzebowanie do udzielenia pomocy i konsultacji w ramach opieki serwisowej świadczonej przez Wykonawcę na rzecz Użytkownika, w tym służącego do ewidencjonowana czynności wykonanych na rzecz Użytkownika i ich potwierdzana przez Użytkownika poprzez zamknięcie zlecenia przez Personel Użytkownika dla potrzeb rozliczeń Użytkownika i Wykonawcy (dalej jako: „Strony”) w ramach świadczenia Usług.

2. Wykonawcą jest Spółka MLS Software Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (31-026) i adresem przy ul.Radziwiłłowskiej 11/4, spółką wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS0000037138, posługującą się nadanym numerem NIP: 6762193673 oraz REGON: 3563325683.

3. Użytkownikiem jest Klient Wykonawcy, będący przedsiębiorcą lub podmiotem leczniczym, korzystający z HelpDesk w ramach świadczonych przez Wykonawcę Usług, działający poprzez upoważnioną osobę fizyczną, reprezentującą Użytkownika, która korzysta z HelpDesk bezpośrednio w związku z działalnością tego Użytkownika, a zatem nie mającą statusu konsumenta w rozumieniu art. 22 Kodeksu cywilnego (dalej jako:„Personel Użytkownika” lub „Przedstawiciel Użytkownika”).

§ 2

1. Wykonawca udostępnia HelpDesk przez czas świadczenia Usług przy spełnianiu przez Użytkownika warunków,o których mowa w niniejszym paragrafie.

2. Użytkownik, działający poprzez Przedstawiciela Użytkownika, przy pierwszym logowaniu na indywidualne konto Użytkownika za pośrednictwem strony internetowej WWW: https://helpdesk.mls-software.pl/ - o ile wcześniej tego nie uczynił – potwierdza znajomość treści postanowień Regulaminu i wyrażenie zgody na włączenie go do treści ustaleń Stron dotyczących zasad świadczenia Usług przez Wykonawcę na rzecz Użytkownika.

3. Indywidualne konto Użytkownika zostanie utworzone przez Wykonawcę niezwłocznie po zawarciu przez Strony danej umowy dotyczącej świadczenia Usług (w celu utworzenia konta dla Użytkownika należy przekazać: imię,nazwisko, służbowy numer telefonu oraz służbowy adres poczty elektronicznej).

4. W związku z utworzeniem indywidualnego konta Użytkownika Wykonawca nadaje wskazanemu przez Użytkownika Przedstawicielowi Użytkownika indywidualny login i hasło.

5. Obowiązkiem Użytkownika jest dopilnowanie, aby login Przedstawiciela Użytkownika, który utracił upoważnienie do korzystania z HelpDesk, nie był przydzielony innej osobie. Przedstawiciel Użytkownika może dokonać zmiany hasła do indywidualnego konta Użytkownika, a obowiązkiem Użytkownika, w tym Przedstawiciela Użytkownika,jest dopilnowanie, aby zmiana hasła następowała nie rzadziej niż co trzydzieści (30) dni. Nowe hasło powinno się składać co najmniej z ośmiu (8) znaków, zawierać małe i wielkie litery oraz cyfry lub znaki specjalne.

6. Użytkownik, w tym Przedstawiciel Użytkownika, zobowiązuje się podejmować wszelkie czynności niezbędne do zabezpieczenia dostępu do indywidualnego konta Użytkownika przed osobami nieuprawnionymi, w tym zachować w poufności login i hasło oraz nie udostępniać ich osobom trzecim. Odpowiedzialność za działania osób nieuprawnionych dokonane za pośrednictwem indywidualnego konta Użytkownika w całości ponosi Użytkownik.

7. Za dostęp oraz korzystanie z HelpDesk Wykonawca nie pobiera dodatkowej odpłatności.

8. Wymagania techniczne niezbędne do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się Wykonawca:

komputer lub inne urządzenie elektroniczne posiadające dostęp do Internetu oraz oprogramowanie do przeglądania stron internetowych (przeglądarka);
przeglądarka internetowa obsługująca pliki cookies z włączoną ich obsługą (zalecane);
posiadanie przez Użytkownika, w tym Przedstawiciela Użytkownika, służbowego konta poczty elektronicznej (e-mail).

9. Wykonawca informuje, iż strona internetowa, o której mowa w ust. 2 niniejszego paragrafu, wykorzystuje pliki cookies, które są zapisywane na komputerze osoby z niej korzystającej. Pliki cookies wykorzystywane są w celach informacyjnych, funkcjonalnych i statystycznych. Osoba korzystająca ze wskazanej strony ma prawo w każdym czasie dokonać zmiany ustawień w zakresie konfiguracji plików cookies w użytkowanej przez nią przeglądarce internetowej.

10. Wykonawca informuje, iż w zakresie wymagania technicznego określonego w ust. 8 pkt 2) niniejszego paragrafu,zastosowanie plików cookies nie jest warunkiem udostępnienia HelpDesk oraz zastrzega, iż ograniczenia stosowania plików cookies wprowadzone przez daną osobę mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronie internetowej, o której mowa w ust. 2 niniejszego paragrafu.

11. HelpDesk umożliwia Użytkownikowi wprowadzanie zgłoszeń zapotrzebowania na Usługi, w tym zgłoszeń serwisowych i służy wyłącznie zgłaszaniu zagadnień technicznych, w tym funkcjonalnych dotyczących systemu informatycznego, w ramach świadczonych przez Wykonawcę Usług na rzecz Użytkownika. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za treść, zgodność oraz prawdziwość informacji zawartych w zgłoszeniach i ewentualnie dołączanych do nich materiałów. Użytkownika, w tym Przedstawiciela Użytkownika, obowiązuje zakaz zamieszczania treści o charakterze bezprawnym. Zasadniczo w celu obsługi zgłoszeń Użytkownika zbędne jest przetwarzanie przez Wykonawcę danych osobowych osób fizycznych, będących – klientami, czy kontrahentami Użytkownika lub ich przedstawicieli, a w związku z tym dokonując zgłoszeń Użytkownik - przy zastosowaniu odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych osobowych dołoży szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, aby nie miały do nich dostępu osoby nieuprawnione, a w tym przedstawiając zagadnienie techniczne objęte zgłoszeniem za pomocą HelpDesk, w szczególności – gdy jest to możliwe w przypadku danego zgłoszenia - będzie anonimizował jego treść i załączanych do niego materiałów, tak aby trwale nie zawierały jakichkolwiek danych osobowych osób fizycznych, będących klientami, czy kontrahentami Użytkownika lub ich przedstawicieli lub całkowicie je z niego usunie.

12. W celu należytego wykonywania przez Wykonawcę na rzecz Użytkownika zobowiązań z danej umowy dotyczącej świadczenia Usług niezbędne jest przetwarzanie przez Wykonawcę danych kontaktowych Przedstawiciela Użytkownika. Na potrzeby realizacji procesu zarejestrowania Użytkownika i nadania mu loginu niezbędne jest podanie imienia, nazwiska służbowego numeru telefonu i służbowego adresu e-mail, zgodnego zdanymi wykazanymi w umowie zawieranej między stronami. Przekazanie danych ma charakter udostępnienia w celu wykonania przedmiotu zamówienia z takiej umowy i tym samym Wykonawca staje się administratorem tych danych.

§ 4

1. Użytkownik zostanie poinformowany o wykonanych pracach przez konsultanta Wykonawcy za pośrednictwem zmiany statusu zgłoszenia na ZREALIZOWANE.

2. Użytkownik jest proszony o dokonanie weryfikacji wyniku prac w terminie do 7 dni od daty przekazania prac(przejście zgłoszenia w status zrealizowane). W przypadku stwierdzenia przez Użytkownika zastrzeżeń, wad bądź rozbieżności przekaże tę informację Wykonawcy poprzez zmianę statusu zgłoszenia na AKTYWNE.

3. Jeżeli w ciągu 7 dni od zasygnalizowania przez Wykonawcę prośby o zamknięcie zgłoszenia nie nastąpi reakcja ze strony Użytkownika – zgłoszenie zostanie automatycznie zamknięte bez potwierdzenia.

4. O ile Zamawiający wykryje w czasie późniejszym nieujawnione wcześniej wady dotyczące tego zgłoszenia,zgłasza niezwłocznie ten fakt Wykonawcy, poprzez otwarcie zgłoszenia powiązanego (Klonuj), następnie w polu powiązane ze zgłoszeniem wybrać należy „związane z” (domyślnie zostanie wyświetlony numer zgłoszenia klonowanego), a Wykonawca ponownie je zweryfikuje.

5. W przypadku braku odpowiedzi przez Użytkownika dla zgłoszeń o statusie U KLIENTA przez 14 dni, zgłoszenie zyskuje status ZREALIZOWANE. (Potencjalne rozbieżności będą obsługiwane w trybie nowych zgłoszeń.) W przypadku dalszego braku reakcji ze strony klienta zastosowanie ma procedura z pkt. 3.

§ 5

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem 26.09.2023 r.

2. Wykonawca może zmienić Regulamin, o czym powiadomi Użytkownika, co może uczynić w formie elektronicznej na podane przez Użytkownika, w tym Przedstawiciela Użytkownika, służbowe konto poczty elektronicznej (e-mail) wraz z linkiem do nowej treści Regulaminu z możliwością złożenia oświadczenia o niewyrażeniu zgody na zmiany w Regulaminie w terminie czternastu (14) dni od dnia tego powiadomienia Użytkownika, po upływie którego to terminu zmiany Regulaminu wchodzą w życie.

3. Złożenie oświadczenia o niewyrażeniu zgody na zmiany w Regulaminie, skutkuje zaprzestaniem z korzystania z HelpDesk. Usługobiorca składa oświadczenia o niewyrażeniu zgody na zmiany w Regulaminie przesyłając w formie elektronicznej korespondencję elektroniczną (e-mail) o tytule: „Nie wyrażam zgody na zmianę Regulaminu HelpDesk” na adres: mls@mls-software.pl

§ 3

Wykonawca informuje, że dla określenia wagi i ważności zgłaszanego zagadnienia HelpDesk rejestruje zgłoszenia w czterech kategoriach pilności, natomiast czasy reakcji i realizacji zgłoszeń są zawarte w indywidualnych umowach serwisowych z Klientem: